Base de Entendimento - Conceito e funções de ERP
Um ERP, Enterprise Resource Planning, que em português significa Planejamento dos Recursos da Empresa ou Sistema Integrado de Gestão, é responsável por atender todas as ações cotidianas de uma corporação. Ou seja, operações como: ponto dos funcionários, controle de estoque, fluxo de caixa e todas as demais atividades que a empresa precisa administrar estão, ou deveriam estar, integradas neste sistema.
Diante das inúmeras funções que devem ser executadas diariamente, sendo que um número considerável possui integração com órgãos do governo nacional, estadual e municipal, podemos afirmar que, atualmente, é praticamente obrigatória a presença destes sistemas nas empresas. Um fato importante a ser mencionado é que um ERP é um produto de alto custo justamente por ter um alto grau de complexidade envolvido em sua execução e por se constituir em um conjunto de produtos e serviços.
Para melhor entendimento vamos falar sobre os componentes básicos de todo ERP, que são: Licenças, Serviços de Implantação e Serviços de Manutenção e Suporte. Cada empresa de software possui níveis diferentes de produto, de maturidade e, consequentemente, porte diferente entre soluções/fornecedores de ERP. Com diversas singularidades em suas operações, com metodologias completamente distintas, cada sistema de gestão (ERP) deve ser aplicado e contextualizado com cada setor ou segmento econômico para que atenda as particularidades e tenha aderência à necessidade do cliente.
Afinal, qual é o ponto chave de sucesso de um projeto?
O ponto chave de sucesso é abranger na discussão contratos e projetos de TI, com foco em auditar se existem cláusulas nos contratos que não condizem com a negociação. Diversos requisitos solicitados pelo cliente e os acordos efetuados entre as partes (cliente e fornecedor) muitas vezes não se encontram presentes nos contratos e nos documentos que respaldam o estabelecido entre as partes. Em tese, o contrato deveria ser o reflexo do processo comercial e, principalmente, das promessas realizadas pelo fornecedor, diferente do que acontece.
Após tal auditoria, necessário é aprofundar nas responsabilidades, na legitimidade passiva entre canais de implantação e suas matrizes, nas diferenças entre o “nativo” da solução e a necessidade do cliente para chegar ao mínimo necessário de visibilidade sobre o projeto para se ter segurança jurídica antes da assinatura.
Temos, então, o seguinte quadro:
· Alto investimento para que o cliente possa ter um ERP funcionando em sua empresa;
· Precificação volátil, muitas vezes abstrata e de margens altas quando comparadas a outros segmentos;
· Alto nível de desvio das premissas de prazo, custo e qualidade;
· Grande volume de projetos que falham, deixando o prejuízo completo para o cliente;
· Matéria complexa tanto no âmbito técnico quanto jurídico;
· O domínio da matéria é integralmente do fornecedor;
· Baixa recorrência de compra por parte do cliente - não se compra sistema todos os dias.
No que resulta?
Infelizmente as empresas fornecedoras de softwares se aproveitam desta situação de hipossuficiência de quem compra e contrata um projeto de sistema para deixar itens omissos nos contratos e diversos custos a serem negociados posteriormente. Uma vez viabilizado o fechamento do contrato, muitas vezes omitindo custos que eram de sua ciência, os fornecedores aumentam seu poder de negociação para lucrarem ainda mais às custas do adquirente de sistema hipossuficiente que pós fechamento do contrato fica altamente inviabilizado de rescindir e abandonar o projeto. Fica evidente, então, a necessidade de se fazer não somente uma análise, mas uma Auditoria Contratual antes que comece a emergir os custos não previstos, as customizações necessárias e não levantadas, as não aderências da solução dita “totalmente aderente”, entre outros dissabores cotidianos para aqueles que estão implantando ERP ou soluções sistêmicas.
Análise Contratual x Auditoria Contratual
Nestes casos, uma mera análise, sem menosprezar o termo, não é suficiente para evitar incompatibilidade entre o contrato e o que foi negociado. Portanto, é imprescindível a realização de uma Auditoria Contratual conhecedora “360°” do objeto do contrato para ter como finalidade visibilidade sobre entregas e responsabilidades, e, principalmente, segurança jurídica para assinar contratos que ditarão o sucesso e a finalização do projeto no formato pretendido pelo adquirente do software (sistemas ou ERP).
Isto se deve ao fato de que a análise de contrato não requisita conhecimento aprofundado e multidisciplinar, já que busca fazer somente uma leitura muitas vezes dinâmica do que já está pronto. É uma atividade que se restringe apenas aos documentos enviados ao cliente, sem entender do objeto que está sendo discutido no contrato, sem criticar se há documentos faltando e, por último, sem identificar as inúmeras particularidades e práticas destes fornecedores.
Por outro lado, a Auditoria Contratual não compreende apenas contratos, mas também o objeto de forma ampla e aprofundada em itens específicos, de modo a consistir cláusulas com requisitos de projetos. Entender do negócio e do objeto é condição necessária para se auditar um contrato de tecnologia, ou seja, a Auditoria de Contrato compreende a parte jurídica, mas verifica também se o objeto que está sendo vendido, ou seja, o sistema, atende e cumpre as exigências do cliente pelo ponto de vista técnico e negocial, compreendendo, assim, a multidisciplinariedade necessária para a realização de uma Auditoria Contratual em projeto de sistema.
Qual a solução para diminuir desvios em projetos de TI?
Desta forma, fica claro que o primeiro passo a ser adotado é entender as diferenças existentes entre analisar e auditar contratos. Uma vez entendidas as diferenças, se torna possível realizar este trabalho e, consequentemente, viabilizar a finalização de um projeto de TI com êxito.
Em um viés de inovar trazendo as melhores práticas de negócios mundiais e uma visão diferenciada sobre projetos de ERP/Sistemas, trazemos ao mercado uma visão de Auditoria Contratual.
Para finalizar é necessário elucidar que recorrer à auditoria de contrato é um caminho pouco percorrido no Brasil, até mesmo pelo desconhecimento do tema pelos profissionais aqui existentes. Contudo, uma vez trilhado o entendimento da importância de se auditar contratos aplicando estes conhecimentos especializados na realização das auditorias, seguramente alcançarão resultados diferentes dos tristes números apresentados pelas fontes mais renomadas mundialmente (Gartner e Standish Group), que demonstram que cerca de 70% dos projetos mundiais desviam em custo, prazo e qualidade.
Por fim, o caminho é: “deixar uma visão simplória de apenas analisar contratos e buscar auditá-los por meio de profissionais especializados e conhecedores deste mercado”.
Equipe Cruvinel & Ortiz – Assessoria Especializada.
Redação: Verônica Jellifes
Supervisão:
Sr. Sthefano Scalon Cruvinel - CEO - Founder
Sr. Pedro H. M. T. Ortiz - Diretor Unidade Uberândia